Assistenz der Geschäftsleitung/ Management Team (f/m/d)

Location DE
Job ID
2020-7408
# Positions
1
Category
Administrative/Clerical
Company
Cantel Germany

About the role

 

Sie bieten der Geschäftsleitung einen effizienten administrativen, organisatorischen und logistischen Service und tragen zu einem guten Zeitmanagement sowie richtiger Prioritätensetzung bei. Zudem sind Sie für die Unterstützung der Mitglieder des Management-Teams verantwortlich, sowie für das Management der gemeinschaftlichen Einrichtungen der deutschen Organisation. Dazu gehört die Aufsicht über die Standorte und des Empfangsbereichs, die Bewirtung an den Standorten und die Organisation der von den deutschen Mitarbeitern genutzten Fahrzeugflotte.

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What you will do

WESENTLICHE PFLICHTEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

PERSÖNLICHE ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG

 

  • Professionelles und selbstbewusstes Auftreten
  • Vorbereitung und Unterstützung bei Korrespondenzen für die Geschäftsleitung, einschließlich des Entwurfs von allgemeiner Kommunikation, Tagesordnungen und Präsentationen
  • Verwaltung des Kalenders der Geschäftsleitung mit Fokus auf Prioritäten und Behebung von Problemen; Dokumentationen und Protokollführung
  • Planung von Sitzungen im Namen der Geschäftsleitung und sowie deren Nachbereitung
  • Sicherstellung, dass Termine, Papiere und Reisevorbereitungen effektiv verwaltet werden
  • Absprache und Abstimmung bei bevorstehenden Verpflichtungen, Einladungen und anderen Anfragen
  • Organisation und Koordination von Reisen und Unterkünften für die Geschäftsleitung
  • Filterung und Weiterleitung allgemeiner Informationen und Anfragen
  • Sicherstellung, dass die Geschäftsleitung über alle entsprechenden Termine umfassend informiert oder darauf vorbereitet ist
  • Unterstützung in allen administrativen Angelegenheiten   

 

PERSÖNLICHE ASSISTENZ DES MANAGEMENT-TEAMS

 

  • Organisation und Unterstützung bei Reisevorbereitungen
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Kommunikationen und Korrespondenz, wo erforderlich
  • Vorbereitung von Meetings und Protokollführung nach Bedarf

 

VERWALTUNG DER STANDORTE

 

  • Tägliche Aufsicht über die Büroeinrichtungen und des Empfangsbereichs sowie des Personals im Bereich der allgemeinen Verwaltung, einschließlich der Bürosicherheit und -wartung
  • Verwaltung von anlagen- und standortbezogenen Auftragnehmern oder Zulieferern, z. B. Bauunternehmen, Reinigungsunternehmen, Gärtnereien, Gebäudeversicherungen usw., und Sicherstellung der Qualität von deren Leistungen

WEITERE VERANTWORTLICHKEITEN

 

  • Organisation von Team-, Gruppen- oder sonstigen Veranstaltungen des Managements
  • Verantwortung für die Verwaltung der Fahrzeugflotte und der Leasingverträge, um Kosten und Risiken zu mindern
  • Sicherstellung, dass die Anforderungen im Bereich Gesundheit- und Arbeitsschutz erfüllt werden
  • Verantwortlich für die Durchsicht und Bearbeitung der Post

 

 

What we are looking for

ANFORDERUNGSPROFIL

  • Ausgeprägte Erfahrung als Persönliche Assistenz/ Sekretariatserfahrung auf hoher Ebene
  • Positive Einstellung und ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten
  • Professionelles und selbstbewusstes Auftreten, gesunder Menschenverstand
  • Flexibles und überlegtes Handeln mit der Fähigkeit, selbständig zu arbeiten
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich
  • Hohe Belastbarkeit und Fähigkeit, unter Druck und unter Einhaltung enger Fristen und hohem Arbeitsaufkommen zu arbeiten
  • Ausgezeichnete organisatorische und administrative Fähigkeiten
  • Schnelligkeit und Genauigkeit, sehr gutes 10-Finger-Schreiben am Computer
  • Ausgezeichnete Computerkenntnisse (MS Office)
  • Fließend in Deutsch und Englisch - mündlich und schriftlich

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